Description des fonctionnalités

Les processus et différentes tâches sont initiés et réalisés à partir de formulaires.

CMLight permet de construire des formulaires web en mode Wysiwyg (par glisser déposer d’objet), sans aucune connaissance en programmation. Deux modes de création des Formulaires sont offerts en standard : Simple sans programmation, Avancée pour accéder au code HTML et ainsi personnaliser les formulaires jusqu'au CERFA. L’interface de création donne également accès à différents types de champs : textes, dates, boîtes à cocher, listes déroulantes, tableaux, calendrier ou graphique. Le type, le nom et l'ordre des champs sont librement paramétrables.

La mise en page des formulaires est, par défaut automatique, mais il est possible, de personnaliser complétement leur apparence et d’y associer des contrôles, en Javascript.

Un processus CMLight est défini à partir de deux éléments :

• Les activités, comprenant une à plusieurs transitions vers d’autres activités,
• Les transitions, correspondant aux tâches permettant de réaliser une activité.

En définissant les propriétés des activités et transitions d’un processus, CMLight assure :

• La gestion d’actions humaines et d’actions automatiques dans un même workflow,
• La délégation des actions d’un participant à un autre,
• La création de workflows complexes incluant des sous-processus,
• La personnalisation et sécurisation de l’affichage des données du workflow en fonction des droits de l’utilisateur,
• L’utilisation de toutes les méthodes d’affections (automatiques, self-service, dynamiques, etc...),
• Des actions de synchronisation automatique,
• La définition d’un délai de réalisation pour la globalité du workflow, pour des actions lors de la conception du workflow ou lorsque ce dernier est en cours d’exécution,
• La gestion des fuseaux horaires,
• La gestion de la multi-instanciation d'une action.

Les fonctionnalités de gestion des utilisateurs CMLight permettent :

• La création de participants globaux utilisables dans plusieurs workflows,
• Le rattachement des participants du workflow basés sur des rôles et des équipes,
• L’utilisation de profils multiples pour gérer l’accès aux fonctionnalités du produit,
• La définition des participants en tant qu’utilisateurs uniques, groupes, coordinateurs, et une reprise de la hiérarchie existant dans l’organisation,
• L’attribution du rôle de superviseur des processus pouvant réaffecter des actions, supprimer des demandes, avoir accès aux statistiques,
• La création d’annuaires multiples (par services, clients, partenaires, etc...).

Lors de la définition des processus, des courriels personnalisables peuvent être envoyés aux utilisateurs assignés aux différentes activités.

L’administrateur et/ou le modélisateur peut ainsi paramétrer :

• Des e-mails de notification en format texte ou HTML, pouvant contenir des pièces jointes,
• Des modèles d’e-mails totalement personnalisable,
• Le lancement d’action depuis l’e-mail de notification (CMLight mobile, …),
• Des notifications suivant des événements (Action à faire, Action à affecter, Retards, Demande clôturée, etc...), avec possibilité de relance automatique suivant des fréquences prédéfinies.

Le protocole SMTP de CMLight est compatible avec Exchange, Lotus, etc...

CMLight permet aux Administrateurs et/ou modélisateurs de réaliser :

• Des exports de données au format CSV,
• La génération de statistiques en filtrant sur n’importe quelles données du workflow,
• Des rapports d’activité par demande, action, processus, participant,
• La personnalisation des rapports avec des modules de reporting ou des outils décisionnels.

Lorsqu'un utilisateur se connecte, il accède au portail de CMLight. Son espace de travail, page d’accueil de la solution, lui permet alors de :

• Visualiser les tâches qui lui sont assignées, celles en retard ou en cours (suivant son rôle),
• Visualiser et d'exécuter les requêtes qu'il a sauvegardées,
• Construire un tableau de bord affichant en temps réel les informations pertinentes pour sa fonction,
• Initier un nouveau processus. L’initialisation d’un processus dans CMLight s’effectue à partir d’un ou de plusieurs formulaires électroniques, définis par l’administrateur/le modélisateur. Le formulaire (aussi appelé demande) est composé de deux parties, la partie "information" qui permet recueillir l'information initiale du processus, la partie "workflow" qui décrit l'étape du workflow associée au processus qui va être initié,
• Interroger de la base de données. Au sein de CMLight, une page de recherche permet de créer des requêtes pour interroger la base de connaissances. Cette base est enrichie à chaque utilisation de l'application puisque toutes les informations saisies par les utilisateurs sont conservées. Au besoin les requêtes peuvent être sauvegardées et apparaissent alors sur le portail de l'utilisateur.

A partir des interfaces d’administration, il est possible de configurer techniquement l’application (Serveurs de courriels, Licences etc.) et de créer des projets.

Ainsi, cette partie permet à l’administrateur d’être autonome sur :

• La gestion utilisateurs,
• La gestion des valeurs des catégories de tâche,
• La gestion de la priorisation des tâches,
• La définition des colonnes relatives aux grilles de données affichées dans l’arbre de travail des utilisateur,
• Le paramétrage de courriels automatiques,
• La gestion des Licences CMLight,
• La gestion des sources externes,
• L’accès aux fonctionnalités d’imports/exports de projets,
• Les utilitaires.

CMLight offre en tant qu’administrateur différentes options de personnalisation sur :

• Le paramétrage des interfaces (résultats de recherches, statistiques),
• L’ajout de liens vers des contenus web existants pour obtenir d’autres informations,
• La définition du bandeau graphique,
• La création de « skins » personnalisées pour l’affichage du Portail,
• La définition complète des champs et de l'ergonomie du formulaire,
• Le changement des fichiers CSS pour une personnalisation avancée.